PakAgus.com. Mulai tahun 2026, BKN memberlakukan tata kelola arsip ASN (Aparatur Sipil Negara) semuanya dilakukan secara digital melalui DMS (Document Management System)..
Kebijakan ini sekaligus mengakhirnya pengelolaan arsip ASN secara konvensional. Ke deoan, tidak akan ada lagi pengiriman dan penyimpanan arsip ASN dilakukann secara manual.
Langkah revolusioner BKN tersebut tertuang dalam Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Pengelolaan Arsip ASN melalui DMS.
Badan Kepegawaian Negara dalam mengelola Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara berbasis digital yang terintegrasi dan terkolaborasi perlu didukung digitalisasi Arsip Aparatur Sipil Negara yang komprehensif secara nasional.
Baca : Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Pengelolaan Arsip ASN melalui DMS
Arsip ASN dikelola untuk memastikan ketersediaan dan kelengkapan Arsip Aparatur Sipil Negara serta menjamin keutuhan, kerahasiaan, keamanan dan keotentikannya.
Oleh karena itu, Document Management System diperlukan untuk meningkatkan perlindungan terhadap Arsip Aparatur Sipil Negara dan memberikan kemudahan dalam mengakses Arsip ASN secara cepat, tepat, dan aman.
BKN selanjutnya menetapkan seluruh arsip ASN wajib dikelola secara digital melalui DMS-SIASN sebagai lemari digital.
Baca : Cara Akses Lemari Digital (DMS) oleh ASN
Klasifikasi Jenis Arsip ASN
Pemanfaatan dan penyajian informasi Arsip ASN melalui DMS bertujuan mendukung layanan manajemen ASN berbasis digital yang efektif, efisien, dan akuntabel. Instansi pemerintah dapat mengakses Arsip ASN melalui DMS sesuai dengan kewenangan masing-masing.
Sementara itu, ASN memiliki hak untuk mengakses Arsip ASN pribadi melalui MyASN. Akses yang terkontrol ini menjamin keterbukaan informasi sekaligus menjaga keamanan data.
Arsip ASN Digital disimpan dengan jenis file berupa .pdf berukuran maksimum 1MB dan terklasifikasi menjadi sebagai berikut.
Terdapat 2 (dua) jenis arsip ASN digital, yaitu Arsip ASN Utama dan Arsip Arsip ASN Kondisional. Arsip ASN Utama adalah arsip individu ASN terkait dengan Manajemen ASN yang harus dimiliki oleh ASN sejak diangkat menjadi ASN, antara lain :
1. Daftar Riwayat Hidup;
2. D2NIP/Pertimbangan Teknis NIP;
3. Surat Keputusan CPNS dan/atau Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas CPNS;
4. Surat Keputusan PNS;
5. Riwayat pendidikan
6. Riwayat kenaikan pangkat;
7. Riwayat jabatan; dan
8. Riwayat diklat.
Sedangkan Arsip ASN Kondisional merupakan arsip individu ASN terkait dengan Manajemen ASN di luar Arsip ASN Utama yang tidak dimiliki oleh semua ASN dan tercipta karena kondisi tertentu, seperti Riwayat Pindah Instansi, Surat Keputusan Cuti di Luar Tanggungan Negara, Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja, dan Riwayat Pemberhentian..
Berikut adalah klafisikasi jenis arsip ASN digital yang disimpan pada DMS.
| No | Jenis Arsip ASN | Jenis Arsip ASN Digital | Ketentuan Dokumen | Penamaan File Jenis Arsip ASN Digital / Hasil Alih Media |
| 1 | Arsip ASN Utama | Daftar Riwayat Hidup | DRH yang diunggah adalah DRH asli pada saat awal pengangkatan atau DRH yang telah diperbarui | NIP_DRH |
| D2NIP/PERTEK NIP | Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang | NIP_D2NIP NIP_PERTEK NIP | ||
| SK CPNS dan/atau SPMT CPNS | Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang | NIP_SK CPNS NIP_SPMT CPNS | ||
| SK PNS | Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang | NIP_SK PNS | ||
| Riwayat Pendidikan | Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang | NIP_IJAZAH_SMA NIP_IJAZAH_S1 | ||
| Riwayat Kenaikan Pangkat | Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang | NIP_SKJABATAN_ PD1 | ||
| NIP_SKJABATAN_ PD2 (Peremajaan Data) | ||||
| Riwayat SK Pelantikan/Pengangk atan dalam Jabatan | Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang | NIP_SKKP_11 → Untuk KP gol I/a NIP_SKKP_32 → Untuk KP gol III/b | ||
| Riwayat Diklat | Dokumen Asli | NIP_(NAMA DIKLAT) | ||
| 2 | Arsip ASN Kondisional | a. Riwayat pindah instansi; b. Riwayat Pemberhentian; c. Riwayat Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN); d. dll. | Dokumen Asli atau dokumen legalisir yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang | NIP_(NAMA JENIS ARSIP ASN KONDISIONAL) |
Klasifikasi Jenis Arsip ASN Digital yang disimpan pada DMS-SIASN selengkapnya dapat dibaca dan di unduh di sini.
Baca : Pedoman Pengelolaan Arsip ASN melalui DMS
Dengan pengelolaan Arsip ASN yang terintegrasi melalui DMS ini, diharapkan sistem kepegawaian nasional akan semakin profesional, transparan, dan mampu mendukung terwujudnya birokrasi digital yang modern dan terpercaya.***
Eksplorasi konten lain dari Pak Agus
Berlangganan untuk dapatkan pos terbaru lewat email.
