PakAgus.com. Badan Kepegawaian Negara (BKN) secara resmi telah menghadirkan Lemari Digital gratis untuk seluruh ASN melalui Document Management System (DMS).
Dengan dihadirkannya DMS, pengelolaan arsip ASN sepenuhnya dilakukan secara digital untuk mendukung layanan Manajemen ASN yang aman, terintegrasi, dan akuntabel.
Document Management System diperlukan untuk meningkatkan perlindungan terhadap Arsip Aparatur Sipil Negara dan memberikan kemudahan dalam mengakses Arsip Aparatur Sipi Negara secara cepat, tepat, dan aman.
DMS menjadi terobosan baru BKN untuk mengakhiri tata kelola Arsip ASN secara konvensional. Sebagai langkah awal untuk memperkuat kebijakan ini, BKN menerbitkan telah Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui DMS (Document Management System).
Melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 ini, BKN mewajibkan seluruh arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) dikelola secara digital melalui sistem Document Management System (DMS) atau ‘Lemari Digital’.
Langkah strategis tersebut menandai komitmen pemerintah dalam mempercepat transformasi digital birokrasi. Dengan kebijakan ini, BKN menegaskan tidak lagi menerima dokumen fisik, dan seluruh instansi diwajibkan melakukan alih media ke format digital demi integrasi data nasional yang lebih akuntabel.
Baca : Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Pengelolaan Arsip ASN melalui DMS
Tujuan Layanan Document Managament System (DMS-SIASN)
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola arsip kepegawaian ASN, baik digital maupun non digital secara terstruktur dan terpusat.
Tujuannya adalah sebagai sarana menyimpan, mengatur, melacak, serta mengontrol akses dokumen agar lebih efisien, aman, mudah ditemukan kembali dan memiliki manfaat untuk proses pelayanan kepegawaian.Direktorat Arsip Kepegawaian.
Sistem DMS bukan sekadar tempat penyimpanan, melainkan infrastruktur keamanan data ASN. Dilengkapi dengan Multi-Factor Authentication (MFA) dan pemantauan akses real-time, DMS menjamin dokumen aman dari risiko kerusakan fisik akibat bencana alam maupun kelalaian manusia.
Cara Akses Lemari Digital (DMS) oleh ASN
1. Untuk mengakses DMS-SIASN silahkan akses https://asndigital.bkn.go.id/
2. Klik tombol “Login”
3. Klik tombol Masuk
4. Masukkan Username dan Password, lalu klik Sign In
Catatan :
Username = Nomor Induk Pegawai [NIP]
5. Setelah melakukan input Username & Password, masukkan “One-time Password [OTP]”
6. Buka aplikasi “Authenticator” pada handphone. Masukkan “One-time Password [OTP]” lalu klik “Sign In“
7. Setelah melakukan input “Username & Password” serta memasukkan “One-time Password”, klik pada tombol “Layanan Manajemen ASN Instansi“
8. Selanjutnya tampil halaman seperti berikut.
9. Klik Tombol DMS
- Lakukan kelola dokumen
a, ASN bisa melihat, mengunduh, dan mengunggah dokumen kepegawaian utamanya.
b. Pastikan semua dokumen jelas, lengkap, dan sesuai ketentuan agar nilai DMS baik dan diverifikasi.
11. Verifikasi Dokumen
Dokumen yang diunggah akan diverifikasi oleh BKSDM sebelum dinyatakan sah secara hukum.
Poin Penting Dalam Tata Kelola Arsip ASN melalui DMS
Di dalam memastikan transisi berjalan optimal, berikut adalah poin-poin utama yang perlu diperhatikan oleh instansi dan seluruh ASN:
1. Mandat Digitalisasi Penuh: Seluruh dokumen fisik wajib dialihmediakan (scan) dan diunggah ke DMS. BKN secara resmi menutup pintu untuk penerimaan arsip fisik. Kategorisasi Arsip:
a. Arsip Utama: Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat.
b. Arsip Kondisional: Riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara.
2. Mekanisme Pemutakhiran: Dokumen yang lahir dari sistem (seperti SIASN) akan tersimpan otomatis. Namun, untuk dokumen mandiri seperti ijazah dan sertifikat, ASN bertanggung jawab mengunggahnya melalui aplikasi MyASN.
3. Siklus Hidup Digital: Pengaturan penyusutan arsip kini dikelola secara sistematis. Arsip dengan status “Punah” akan melalui masa inaktif sebelum ditentukan menjadi “Musnah” atau “Statis” tanpa menghapus keberadaan data secara permanen.
4. Efisiensi Layanan: Penggunaan DMS akan memangkas birokrasi pelayanan manajemen ASN, menjadikannya lebih cepat, tepat, dan transparan bagi seluruh instansi pusat maupun daerah.
Implementasi kebijakan pengelolaan Arsip ASN melalui layanan DMS ini akan dikawal ketat oleh Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN serta Kantor Regional di seluruh Indonesia. Sebagai bentuk motivasi, BKN akan memberikan penghargaan khusus bagi instansi yang berhasil mencapai kategori “Maju” dalam pengelolaan arsip digital.
Demikian cara akses lemari digital (DMS) oleh ASN. Semoga langkah strategis dari BKN ini menjadi penanda komitmen pemerintah dalam mempercepat transformasi digital birokrasi. ***
Eksplorasi konten lain dari Pak Agus
Berlangganan untuk dapatkan pos terbaru lewat email.
